[Office365] 엑셀 SUMIF / COUNTIF 완전 기초 정리

SUMIF와 COUNTIF 함수에 대해 알아보기

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Gemini 생성형 이미지

 

SUMIF와 COUNTIF 함수는 엑셀에서 조건을 기준으로 합계와 개수를 자동으로 계산할 때 사용하는 기본 도구입니다. 이 글에서 이해하기 쉽게 설명해 보겠습니다.

 

엑셀을 사용하다 보면 “특정 조건만 골라서 합계를 계산하고 싶어요”, 또는 “특정 조건에 맞는 데이터 개수만 알고 싶어요” 같은 상황이 자주 생깁니다.
이럴 때 가장 먼저 배우면 좋은 함수가 바로 **SUMIF(조건부 합계)**와 **COUNTIF(조건부 개수)**입니다.

오늘은 이 두 함수를 메뉴의 위치 → 버튼 클릭 → 옵션 선택 → 실전 예제까지 한 단계도 생략하지 않고 설명드릴게요.
천천히 따라오면 누구나 금방 익힐 수 있습니다.

 

SUMIF / COUNTIF 개념 이해하기

SUMIF는 언제 쓸까?

• SUMIF는 언제 쓸까? 주어진 범위에서 특정 조건을 만족하는 값들만 골라 합계를 구할 때 사용합니다.
• 예: “과일이 ‘사과’인 행의 판매량 합계”

COUNIF는 언제 쓸까?

• 주어진 범위에서 특정 조건에 해당하는 데이터 개수만 세고 싶을 때 사용합니다.
• 예: “이름이 ‘김철수’인 사람 수”

SUMIF 함수 구조

• SUMIF(범위, 조건, 합계범위)

COUNIF 함수 구조

• COUNTIF(범위, 조건)

Excel에서 직접 따라 하기

함수 입력 위치 선택

• 엑셀을 열고 원하는 셀을 클릭합니다.
• 합계를 표시하고 싶은 칸을 선택하세요. (예: D2 셀)

함수 입력 메뉴 열기

• 상단 메뉴 “수식”(Formulas) 탭 클릭
• 왼쪽 그룹 **“함수 라이브러리(Function Library)”**에서
  → “수학/삼각(Math & Trig)” 또는 “통계(Statistical)” 선택
• 목록에서 SUMIF 또는 COUNTIF 클릭

함수 입력 메뉴

 

SUMIF 입력 창이 열리면 설정하기

• Range(조건 범위)
  • 조건을 검사할 셀들 예: A2:A10(과일 이름 목록)
• Criteria(조건)
  • 찾고 싶은 단어/숫자 예: "사과"
• Sum_range(합계 범위)
  • 조건을 만족할 때 실제로 더해야 하는 숫자 범위 / 예: B2:B10 (판매량)

SUMif 함수 설정

 

COUNTIF 입력 창 설정하기

• COUNIF는 조금 더 간단합니다.
• Range: 조건을 검사할 범위 (예 C2:C10)
• Criteria: 조건(예: "지각")

COUNTIF 함수 설정

 

사과 판매량 합계 구하기

• A열에 과일이 입력되어 있고 B열에는 개수가 입력되어 있습니다.
• A1:A4 범위에서 "사과"를 찾고 그에 대한 합계를 찾습니다.

사과 판매량 합계 구하기

 

"지각" 횟수 세기(COUNTIF)

• B1:B3 범위에서 지각에 대한 값만 출력: 2

COUNTIF 예시

 

이 외에 추가로 더 알아보도록 하겠습니다.

 

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• SUMIF와 COUNTIF는 어떤 차이로 구분해야 할까요?
  • SUMIF는 조건을 만족하는 값들을 더해서 총합을 구하는 함수입니다.
  • COUNTIF는 조건을 통과한 항목이 몇 개인지를 세는 함수입니다. 같은 구조처럼 보이지만 목적이 완전히 다릅니다.
  • SUMIF는 조건을 만족한 행의 숫자값을 모아서 더합니다. COUNTIF는 단순히 조건이 몇 번 나타났는지 계산만 합니다.
  • 이러한 구분은 실무에서 계산 목적을 정확히 정의할 때 도움이 됩니다.
  • 예를 들어 매출 합계를 알고 싶다면 SUMIF를, 고객 불만 건수를 파악하고 싶다면 COUNTIF를 사용합니다.
  • 두 함수의 구조가 비슷해 헷갈릴 수 있지만, 합계냐 개수냐로 쉽게 판단할 수 있습니다. 처음에는 목적을 먼저 떠올리면 함수 선택이 빠르게 결정됩니다.
• 조건을 여러 개 넣고 싶으면 어떻게 해야 하나요?
  • SUMIF와 COUNTIF는 기본적으로 조건 1개만 처리합니다.
  • 조건이 두 개 이상이면 SUMIFS 또는 COUNTIFS를 사용해야 합니다.
  • 이 함수들은 조건 범위와 조건 값을 짝으로 계속 추가할 수 있습니다. 예를 들어 “사과이면서 판매량이 5 이상” 같은 복합 조건을 계산할 때 활용합니다.
  • 구조는 SUMIFS(합계 범위, 조건 범위 1, 조건 1, 조건 범위 2, 조건 2…) 형식으로 이어집니다.
  • COUNTIFS 역시 동일한 패턴으로 조건을 나열합니다. 조건이 여러 개일수록 표에서 각 조건이 무엇인지 먼저 정리하는 것이 좋습니다. 실무에서는 자주 쓰이기 때문에 익숙해지면 계산 속도가 크게 올라갑니다.
• 조건에 와일드카드를 사용할 수 있나요?
  • 네, 가능합니다. 엑셀에서는 와?를 조건에 포함해 부분 일치를 찾을 수 있습니다.
  • 예를 들어 “김”을 넣으면 김으로 시작하는 모든 이름을 찾습니다. 반대로 “*철수”는 철수로 끝나는 이름을 찾습니다.
  • ? 는 글자 하나를 의미하므로 “김?”은 ‘김수’, ‘김호’처럼 두 글자 이름을 찾습니다. 부분 검색을 해야 할 때 매우 유용합니다. 특히 고객 이름, 제품명처럼 패턴이 다양할 때 크게 도움이 됩니다.
  • 데이터가 많을수록 와일드카드의 효율이 올라갑니다. 실전에서는 검색 조건을 넓히거나 좁히는 데 자주 활용합니다.
• 숫자 조건은 어떻게 처리하나요?
  
  • 숫자를 조건으로 넣을 때는 따옴표와 기호를 함께 사용합니다. 예를 들어 “>10”, “<=5”처럼 문자열로 적어주는 것이 특징입니다.
  • COUNTIF(B2:B20, ">10")처럼 사용하면 10보다 큰 값들을 셉니다. SUMIF도 같은 방식으로 적용합니다.
  • 숫자 조건을 쓸 때 따옴표를 빠뜨리기 쉬우니 항상 확인하는 것이 좋습니다. 또한 비교 기호와 숫자 사이에는 공백을 넣지 않습니다.
  • 기호와 숫자가 붙어 있어야 정상 인식합니다. 이런 규칙을 기억하면 조건 계산이 훨씬 정확해집니다.
• 텍스트와 숫자 조건을 동시에 사용할 수 있나요?
  • COUNTIFS 또는 SUMIFS를 사용하면 가능합니다. 예를 들어 제품명이 “사과”이면서 판매량이 10 이상인 경우를 계산하려면 조건 두 개를 연속으로 넣습니다.
  • 조건 범위 1에는 텍스트 조건, 조건 범위 2에는 숫자 조건을 넣으면 됩니다.
  • 이렇게 하면 데이터 필터링처럼 작동하여 원하는 행만 골라 계산합니다. 복잡한 기준을 적용할 때 매우 강력합니다.
  • 실무에서는 보고서 자동화에도 자주 사용됩니다.
• SUMIF에서 합계 범위를 생략하면 어떻게 되나요?
  • SUMIF는 기본적으로 합계 범위를 지정해야 합니다.
  • 하지만 조건 범위와 합계 범위가 같을 때는 합계 범위를 생략하면 자동으로 조건 범위를 합계로 사용합니다.
  • 예를 들어 A열이 모두 숫자이고 조건도 A열에서 찾는 경우입니다. 대부분의 경우 합계 범위를 따로 적는 것이 실수 방지에 좋습니다. 생략이 가능하다는 사실만 기억해 두면 됩니다.
• COUNTIF가 텍스트를 잘못 세는 이유는 무엇인가요?
  
  • 텍스트 안에 공백이 포함되어 있거나 보이지 않는 특수문자가 포함된 경우입니다.
  • 엑셀은 “사과”와 “사과 ”를 서로 다르게 봅니다. 이럴 때는 TRIM 함수를 사용해 공백을 제거하면 됩니다.
  • 데이터 정리가 되어 있지 않으면 COUNTIF 결과가 다르게 나올 수 있습니다. 따라서 조건 계산 전 데이터 정제는 매우 중요한 단계입니다.
• SUMIF가 정확한 합계를 보여주지 않을 때 해결 방법은?
  
  • 첫째, 조건 범위와 합계 범위의 크기가 동일한지 확인해야 합니다.
  • 둘째, 조건 값이 텍스트인지 숫자인지 구분하여 입력했는지 체크합니다.
  • 셋째, 데이터에 공백이 숨어 있을 가능성을 점검합니다. 이러한 요소를 하나씩 확인하면 대부분 문제를 해결할 수 있습니다.
• COUNTIF에서 대소문자는 구분될까요?
  • COUNTIF는 대소문자를 구분하지 않습니다. “Apple”과 “apple”을 동일하게 인식합니다.
  • 대소문자까지 구분하려면 EXACT 함수와 배열 계산이 필요하며, 이는 고급 기능에 속합니다.
  • 기본 COUNTIF에서는 대소문자 구분을 신경 쓰지 않아도 됩니다.
• SUMIF와 자동 채우기(드래그)를 함께 쓰면 주의할 점은?
  • 범위가 상대 참조로 변해버려 조건 범위가 밀려나는 문제가 생길 수 있습니다.
  • 이럴 때는 범위를 절대 참조로 고정해 “$A$2:$A$10”처럼 입력합니다.
  • 절대 참조를 사용하면 드래그하더라도 범위가 이동하지 않습니다. 실무에서 가장 많이 하는 실수 중 하나라 미리 습관을 들이는 것이 좋습니다.
• COUNTIF에서 날짜 조건을 사용할 때 주의해야 할 점은 무엇인가요?
  • COUNTIF는 날짜도 숫자로 저장된 데이터를 기반으로 계산하기 때문에 날짜 형식이 통일되어 있어야 올바르게 작동합니다.
  • 먼저 모든 날짜 셀이 날짜 형식(예: 2024-01-01)인지 확인하는 과정이 필요합니다. 그다음 조건을 "=2024-01-01"처럼 문자열로 입력하면 됩니다.
  • 하지만 날짜는 내부적으로 숫자 값이므로 “보이는 결과”와 “실제 저장된 값”이 다를 수 있습니다.
  • 예를 들어 표시 형식만 날짜처럼 보여도 실제 값이 문자열이라면 COUNTIF는 인식하지 않습니다. 이럴 때는 셀 서식에서 반드시 날짜 형식을 지정하는 것이 좋습니다.
  • 또한 비교 조건(예: ">=2024-01-01")을 사용할 때는 따옴표를 포함해야 합니다. COUNTIF에서 날짜 검색이 잘 안 될 때는 대개 형식 통일이 원인입니다.
  • 데이터가 외부에서 복사된 경우 특히 날짜 오류가 자주 발생합니다. 정리하자면 “형식 통일 → 조건 문자열 → 범위 검증” 순으로 확인하면 문제없이 해결됩니다.
• SUMIF에서 숫자가 아닌 텍스트가 섞여 있을 때 합계 오류가 나는 이유는 무엇인가요?
  • SUMIF는 합계 범위에 숫자가 아닌 텍스트가 섞여 있을 경우 계산에서 제외하거나 오류를 발생시킬 수 있습니다.
  • 예를 들어 숫자처럼 보이지만 실제로는 “10 ”처럼 공백이 포함된 문자열일 수 있습니다.
  • 이 경우 SUMIF는 해당 값을 숫자로 계산하지 않기 때문에 합계가 달라질 수 있습니다.
  • 해결 방법은 두 가지입니다.
  • 첫째, VALUE() 함수로 숫자 변환을 해주는 방법입니다.
  • 둘째, “텍스트 나누기” 기능을 사용해 데이터 전체를 정리하는 방식입니다. 합계가 예상보다 작게 나오면 반드시 숫자/텍스트 여부를 확인해야 합니다.
  • 엑셀에서는 눈으로 봤을 때 숫자처럼 보여도 내부적으로 문자열일 수 있기 때문입니다. 이런 오류는 대개 외부 시스템에서 가져온 데이터에서 자주 발생합니다. 따라서 SUMIF를 사용하기 전 데이터 정제는 필수 단계라고 볼 수 있습니다.
• COUNTIF 조건에 셀 참조를 사용할 수 있을까요?
  • 네, 가능합니다. COUNTIF에서 조건값을 직접 적는 대신 셀을 참조하도록 설정하면 훨씬 유연하게 계산할 수 있습니다.
  • 예를 들어 조건이 들어 있는 셀이 D1이라면 =COUNTIF(A2:A20, D1)처럼 입력합니다.
  • 이 방식의 장점은 조건을 바꿀 때마다 함수식을 수정할 필요가 없다는 점입니다. 조건만 새로운 값으로 입력하면 COUNTIF가 자동으로 다시 계산해 줍니다.
  • 또한 비교 기호가 필요한 조건은 "="&D1처럼 문자열 결합을 사용합니다. 예를 들어 ">"&D1은 “D1 값보다 큰 모든 숫자”를 의미합니다.
  • 실무에서 COUNTIF를 가장 유연하게 쓰는 방법이 바로 셀 참조 기반 조건입니다. 특히 조건이 여러 번 바뀌는 보고서에서 효율이 크게 올라갑니다.
  • 셀 참조를 활용하면 COUNTIF의 확장성이 매우 높아집니다.
• SUMIF에서 범위 크기가 맞지 않다는 오류는 왜 생기나요?
  • SUMIF는 “조건 범위”와 “합계 범위”의 행 개수가 다르면 정상적으로 계산할 수 없습니다.
  • 예를 들어 조건 범위가 A2:A50인데 합계 범위가 B2:B45라면 SUMIF는 어느 행이 서로 짝인지 판단할 수 없습니다. 그래서 잘못된 합계가 나오거나 결과가 0이 됩니다.
  • 이 문제를 해결하려면 두 범위의 시작과 끝이 정확히 동일한지 확인해야 합니다. 가장 흔한 원인은 필터링, 정렬 과정에서 범위가 밀렸을 때 발생합니다.
  • 특히 드래그로 자동 채우기를 할 때 절대 참조를 하지 않았다면 범위가 어긋날 수 있습니다. 이럴 때는 $A$2:$A$50처럼 범위를 고정해 두면 안정적입니다.
  • SUMIF는 구조상 두 범위의 길이를 매우 엄격하게 확인하므로 항상 같은 크기로 지정해야 합니다. 실무에서 가장 자주 발생하는 SUMIF 오류이므로 유의하면 큰 도움이 됩니다.
• COUNTIF로 '포함된 단어'만 검색하고 싶다면 어떻게 해야 하나요?
  
  • COUNTIF는 와일드카드를 사용해 부분 검색을 지원합니다. 예를 들어 “사”라는 글자가 포함된 모든 단어를 검색하고 싶다면 "*사*"를 사용합니다.
  • 별표(*)는 “0개 이상의 모든 문자”를 의미하기 때문에 앞뒤 어디든 나타날 수 있습니다. 예: =COUNTIF(A2:A20, "*사*")
  • 이 방식의 장점은 제품명, 고객 이름처럼 길이가 다양한 데이터에서 매우 유용하다는 것입니다. 특히 “포함 여부”만 판단하고 싶을 때 활용도가 높습니다.
  • 주의할 점은 * 기호를 조건문 안에서 반드시 따옴표로 감싸야한다는 것입니다. 또한 대소문자는 구분하지 않으므로 “APPLE”과 “apple”을 같은 단어로 인식합니다.
  • 부분 검색은 데이터 분류·필터링에서도 자주 사용됩니다. COUNTIF의 활용 폭을 크게 넓혀주는 기능입니다.
• SUMIF에서 조건으로 비교 연산자를 함께 사용할 때 헷갈리지 않는 방법은?
• SUMIF의 조건은 반드시 문자열 형태로 입력해야 합니다. 예를 들어 “10보다 큰 값”을 찾고 싶다면 ">10"처럼 따옴표 안에 기호와 숫자를 함께 적습니다.
• 하지만 조건을 셀 참조와 함께 쓰려면 "">"&A1 형태처럼 결합해야 합니다. 이 방식은 처음에는 헷갈릴 수 있지만 규칙은 간단합니다.
• 조건 값이 고정이면 문자열로 직접 작성조건 값이 바뀔 수 있으면 "">"&셀주소 형태 사용
• 또 하나의 팁은 비교 기호와 숫자 사이에 공백을 넣지 않는 것입니다. 공백이 들어가면 엑셀이 조건을 정확히 해석하지 못합니다.
• 이 규칙만 지키면 조건 비교를 훨씬 안정적으로 사용할 수 있습니다. SUMIF에서 비교 조건은 보고서 분석에 매우 자주 활용되니 익숙해지면 유용합니다.
• COUNTIF가 빈칸("")을 조건으로 계산할 수 있나요?
  • 네, COUNTIF로 빈칸의 개수를 계산할 수 있습니다. 방법은 =COUNTIF(A2:A50, "")처럼 빈 문자열을 조건으로 넣는 방식입니다.
  • 이렇게 하면 아무 값도 입력되지 않은 셀을 찾아 개수를 세어줍니다. 반대로 값이 들어 있는 셀을 세고 싶다면 "<>"를 사용합니다. 예: =COUNTIF(A2:A50, "<>")
  • 빈 칸 계산은 결측 데이터 파악, 입력 여부 검증 등에 매우 유용합니다. 특히 설문 조사나 재고 관리처럼 누락 데이터를 파악해야 하는 경우 자주 쓰입니다.
  • 단, 공백 문자가 들어간 셀은 빈칸으로 취급되지 않기 때문에 주의해야 합니다. 이럴 때는 TRIM 함수나 CLEAN 함수로 먼저 정리하는 것이 좋습니다.
  • COUNTIF의 빈 칸 계산 기능은 실무 자동화에서 매우 효과적입니다.
• SUMIF로 범위를 자동 확장하도록 만들 수 있나요?
  • 가능합니다. “테이블 기능”을 사용하면 SUMIF가 자동으로 범위를 확장하도록 만들 수 있습니다.
  • 먼저 데이터 범위를 선택한 후 Ctrl + T를 눌러 테이블로 변환합니다. 그다음 SUMIF에서 범위로 “테이블 열 이름”을 지정하면 됩니다.
  • 예를 들어 Table1 [판매량]처럼 사용합니다. 이 방식은 데이터를 추가할 때마다 SUMIF가 자동으로 더 넓은 범위를 인식합니다.
  • 따라서 매달 새로운 행이 추가되는 보고서에 매우 효과적입니다. 또한 테이블은 필터, 정렬 등과 함께 쓰기에도 안정적입니다.
  • 자동 확장은 실수 방지와 보고서 자동화에 큰 도움이 됩니다. SUMIF 활용 수준을 한 단계 끌어올리는 방식입니다.
• COUNTIF가 여러 조건을 OR 조건처럼 계산하게 만들 수 있나요?
  • COUNTIF 자체는 한 번에 조건 1개만 처리하지만, OR 조건처럼 만들 수 있는 방법이 있습니다.
  • 예를 들어 “사과 또는 바나나 개수”를 계산하려면 COUNTIF를 두 번 사용합니다. =COUNTIF(A2:A20, "사과") + COUNTIF(A2:A20, "바나나")
  • 이 방식은 조건 개수가 2개일 때 가장 간단하게 적용됩니다. 여러 조건을 동시에 세고 싶을 때도 같은 방식으로 확장 가능합니다.
  • 주의할 점은 COUNTIFS는 AND 조건으로만 계산된다는 것입니다. 즉 “사과이면서 빨간색”처럼 조건이 모두 맞아야 합니다.
  • 반면 COUNTIF를 더하면 OR 조건처럼 조건을 확장하는 것이 가능합니다. 실무에서는 다양하게 활용할 수 있는 유용한 패턴입니다.
  • 조건이 많을수록 정리해 두고 묶어 계산하면 유지 보수가 쉬워집니다.
• SUMIF와 COUNTIF를 자동화 보고서에서 가장 효과적으로 활용하는 방법은?
  • 첫 번째는 “셀 참조 기반 조건”을 사용해 조건을 입력값처럼 조절하는 방식입니다.
  • 두 번째는 테이블 기능을 활용해 데이터가 늘어나도 자동으로 확장되도록 만드는 것입니다.
  • 세 번째는 SUMIF와 COUNTIF를 피벗 테이블과 함께 사용하는 방식입니다.
  • 이 조합은 요약 보고서 생성 속도를 크게 높여 줍니다. 또한 조건이 자주 바뀌는 보고서라면 조건 셀을 별도로 만들어 관리하는 것이 좋습니다.
  • 이렇게 하면 사용자 입력만 바꿔도 전체 보고서가 자동 업데이트됩니다. 마지막으로 절대 참조를 사용해 드래그 시 범위가 밀리지 않도록 고정하는 것도 필수입니다.
  • 보고서 자동화의 핵심은 “조건 → 범위 → 참조 구조”를 잘 설계하는 데 있습니다. SUMIF와 COUNTIF는 기본이지만, 잘 활용하면 강력한 자동화 도구가 됩니다.
  • 업무 속도뿐 아니라 실수율까지 크게 줄여주는 실무 필수 도구입니다.

UMIF와 COUNTIF라는 두 가지 핵심 조건 함수의 구조와 메뉴 위치, 입력 방식, 실전 예제를 모두 단계별로 살펴봤습니다.
엑셀 계산은 조건을 어떻게 정리하느냐가 가장 큰 핵심이며, 이 두 함수만 잘 사용해도 보고서 자동화 속도가 놀라울 만큼 빨라집니다.
언제든지 새로운 조건 계산이 필요하면 이 구조 그대로 따라오면 충분합니다.

읽어주셔서 감사합니다. 추가로 궁금하신 내용이 있으시다면 하단의 링크를 참고해 주세요

 

https://bit.ly/4hZhM31

[Office365] 엑셀 LEN 함수로 문자 길이 세는 법 (LEN, LENB, TRIM 완전 정리)

 

https://bit.ly/3VMFSUl

[Office365] 엑셀 이름 정의(Name Range) 활용하기

 

https://bit.ly/43CCxMo

[Office365] 엑셀로 매출 그래프 쉽게 만들기: 차트 초보 탈출 가이드